タスク管理は税理士事務所において、避けては通れないテーマだと感じている。

開業してからというもの、効率的な方法を模索し続けてきたが、これといった正解にはなかなか辿り着けていない。これまでTrello、Asana、キントーン、Google系ツール、Chatworkなど、多くのツールを試してきた。周囲の税理士の先生方にもヒアリングを行い、それぞれのやり方を参考にしてきたが、どれも最終的には定着せず、途中で挫折してしまう。

結果として、今年の確定申告ではホワイトボードに手書きするという、非常にアナログな方法に回帰することとなった。

■① なぜタスク管理はうまくいかないのか

これまでの経験を振り返ると、タスク管理がうまくいかない理由はシンプルである。「入力が面倒」「更新が止まる」「結局見ない」という三点に尽きる。

どれだけ高機能なツールであっても、入力の手間がかかる時点で日々の業務の中では後回しになる。

また、更新されないタスクは信頼性を失い、やがて誰も見なくなる。税理士業務は突発対応が多く、予定通りに進まないことが常であるため、きれいに設計されたタスク管理ほど現実との乖離が生まれてしまう。

その結果、最もシンプルで即時性のある「紙とペン」に戻ってしまうのは、ある意味で自然な流れなのかもしれない。

■② PlaudとNotionAIによる新しい試み

そんな中、4月に入り新たに導入したのがPlaudとNotionAIである。

Plaudでミーティング内容を文字起こしし、そのデータをNotionに蓄積。そしてNotionAIに要約を分析させ、クライアントごとのTODOリストを自動生成する仕組みを試している

。これまでのタスク管理との大きな違いは、「自分で入力しなくてよい」という点にある。

従来はタスクを“思い出して入力する”必要があったが、今回は“会話の中から自動で抽出される”。この変化は非常に大きい。特に、打ち合わせの中で発生する細かな依頼や論点は、どうしても抜け漏れが起きやすいが、それをAIが補完してくれることで、管理の精度は確実に上がると感じている。

■③ AIで業務は飛躍的に改善されるのか

では、AIを導入すればタスク管理は劇的に改善されるのか。

現時点での答えは「半分正解」といったところだろう。

確かに入力の手間が減り、抜け漏れも減少する点では大きな進歩である。しかし、それをどう運用するかは結局人に依存する。

生成されたTODOを確認し、優先順位を付け、実行していくプロセスは変わらない。つまり、AIはあくまで「補助」であり、「仕組みそのもの」を作るのは人間である。

ただし、これまで最大のボトルネックであった入力作業を自動化できる点は非常に大きく、継続性という意味ではこれまでのツールよりも可能性を感じている。

まだ導入したばかりであり、結論を出すには早い段階ではあるが、少なくとも「続けられそうだ」という手応えはある。

タスク管理において最も重要なのは、完璧な仕組みではなく、無理なく回り続けることである。NotionAIとPlaudの組み合わせが、その答えの一つになるのか。今後の運用を通じて、実務レベルで検証していきたい。

【編集後記】

NotionAIもなかなか私の言う通りに動いてくれないのよね～