総勘定元帳とは、勘定科目ごとに全ての取引を記載する勘定口座を集めた会計帳簿です。

個人事業主でも法人でも「青色申告」で税務的な恩恵を受けるためには総勘定元帳の作成は必須です。

それ以外にメリットがあるのかはわかりません。

総勘定元帳を一番必要とする場面は税務調査の際ですかね。税務署の職員が過去の取引を確認するために見るくらいでしょうか。

経営者の方が総勘定元帳をめくって過去の取引を確認するなんてあまりないですよね。

さて、これからが本題です。

会計freeeで総勘定元帳を作成したいと思います。

会計freeeで総勘定元帳を作成する

会計freeeでは日々取引を入力していくだけで総勘定元帳が自動で作成されます。

総勘定元帳は「レポート」☞「総勘定元帳」から確認できます。

総勘定元帳を選択すると次のような画面が開きます。

左から「勘定科目名」「借方金額」「貸方金額」「発生額累計」「残高」と表示されます。

勘定科目名が青くなっておりますので、これをクリックすると勘定科目ごとの明細が確認できます。

例えば「現金」を選択します。

これで「現金」という勘定科目の明細が確認できます。

このように、必要に応じて勘定科目ごと確認することができます。

会計freeeで総勘定元帳を出力してみる

画面上だけではなく、紙ベースで確認したい時もありますよね。

そんな時は上の画面の右上に「エクスポート」をクリックすると総勘定元帳をエクスポートすることができます。PDF形式かCSV形式を選択してください。

真ん中右の「出力した帳票一覧」にエクスポートした総勘定元帳がありますので、ダウンロードして印刷すればOKです。

個々の勘定科目での出力もでき、また全科目での出力もできます。

総勘定元帳の保存をどうするか？

総勘定元帳に限らず、国税関係書類は保存する必要があります。

この保存を紙で保存するのか？データで保存するのか？

原則は紙での保存となります。

電子帳簿保存法という法律に基づき所定の要件を満たして税務署長の承認を受ければデータでの保存も可能です。

ですが、個人事業者や中小企業では少しハードルが高いので紙での保存という選択になるかと思います。

合理的な保存方法を考える

紙で保存となると保管場所の問題が発生します。

会計freeeではいつでもデータの確認ができますので、あえて紙で出力した総勘定元帳を事務所で保管する必要はありません。

出力して、綺麗に編綴して段ボールにしまう。そしてどこか別の場所に置いておけば十分です。

普段はデータで確認して、調査の際には段ボールを出して紙ベースの総勘定元帳を提示すればOK！

まとめ

会計freee、思った以上に便利です。