属人化とは

税理士のコミュニティで話題になるのが中小企業における経理業務等の属人的問題です。

この属人化とは何なのでしょうか？

属人化は問題なの？

属人化の問題については、いくつ挙げられます。

1. 業務の効率の低下
2. 内部けん制の低下
3. 知識・技術の喪失

などがあります。

業務効率の低下

属人化した場合、担当しているスタッフが何らかの理由で不在になるとその業務が停滞してしまいます。

不在以外のトラブル等でも業務が停滞してしまい、その人しかできない！という状況は好ましくありません。

内部けん制の低下

属人化、つまりその人だけができる業務になると内部けん制が機能しなくなります。

経理担当者の横領事件が度々報道されますが、これも属人化によるものと思われます。

経理を１人で長年やっていることで横領が見抜けないという事態が起こるのです。

知識・技術の喪失

その担当者が退職したら業務が全く回らなくなってしまった。なんて事をたまに耳にします。

税務調査の場面でも何度かありました。

経理担当者が突然退職して、しばらくの間経理がめちゃくちゃになっている・・・。

経理の知識や経理の方法などがその担当者のみが理解しているという状況です。

属人化の解決策は？

一般的に仕事の責任を分散させるか業務マニュアルを作成することと言われています。

中小企業、特に少人数の企業では仕事の責任を分散させることは困難です。

経理は経理、営業は営業となってしまいます。

それが一番効率的だからです。

企業が成長する過程のリスクマネジメントととして、担当者が変わっても、担当者が突然退職しても対応できるよう業務マニュアルを作成しておくのが対策の１つではないでしょうか？

業務マニュアルがあれば、万が一の時などは対応が可能になるはずです。

まとめ

業務効率化を図る際に業務フローの見直しがあります。

その際に業務マニュアルの作成も考えてみてはいかがでしょうか？

【編集後記】

父親の８２回目の誕生日です。

まだまだ元気です(^^♪