フリーランス・個人事業主、さらにはひとり社長などの中小企業で経理事務に時間がかかる１つの原因としてあげらるのが、レシート、領収証の整理ではないでしょうか。

そこで、実際に現場でみてきた保存方法を検討しながら、最適な保存方法を考えてみた、という話です。

なぜレシート・領収証を保存するのか？

そもそも、なぜ、レシート、領収証を保存する必要があるのか？

ここを理解することが大切です。

まず、レシート・領収証から帳簿種類に取引の内容を記録します。

正しい金額が記録されれば、それに基づき財務諸表が作成され経営判断に活用がすることができます。後日、そのレシート・領収証を確認することはないでしょう。

だれがレシート・領収証を確認するのか？

レシート・領収証を確認するのは税務署の調査の時です。税務調査官が帳簿書類に記録された取引の内容が正しいか否かを確認するのためにレシート・領収証を確認します。

このことから、税務調査のために綺麗に整理して保存することも大事ですが、そこに時間をとられて本来の業務に支障があるようでは困ります。

概念としては、税務調査官が困らない程度に保存しておくことです。

実際にみてきた３つの保存方法

• 月別にスクラップブックに貼り付ける

この方法が一番多く見られた方法です。レシート・領収証の量にもよりますが、ノリで貼り付ける手間や保存場所の確保など悩ましい部分があると思います。逆に綺麗に整理されていますので、税務調査官としては一番確認がスムーズにできる方法と言えるでしょう。

• レシート、領収証を月別に整理し穴をあけて紐でとじる

この方法も多く見られた方法です。ですがあまりお勧めはできません。

理由は２つ。

１つ目は、証拠となる書類に穴をあけてしまうこと。穴の場所によって、取引年月日が確認できなくなってしまうこと。

2つ目は、穴をあけた場所から証拠となる書類が破けてしまったりして、紛失する可能性があること。

• 月別に袋に入れて保存する。

一番大雑把になりますが、この方法が一番効率的だと考えています。

封筒に「〇〇年〇〇月」と記載し、その封筒にレシート、領収証を入れて保管する。

時間効率を考えれば、この方法が最適です。

税務調査官には「月別に封筒に入れて保管しています」と伝え、封筒をお渡しすれば税務調査官が必要な証拠書類を確認します。こちら側の手間はかかりません。

最近のクラウド会計の特徴

最近のクラウド会計では、レシート、領収証をスキャナーや携帯アプリで写真を撮るなどしたデータと連携することが可能です。

レシート、領収証からAIを駆使して記録をし、かつ、そのデータを添付ファイルとして保存できます。

したがって、仮に後日確認したい場合があったら、クラウド会計から確認できるということです。

ただし、注意が必要なのは、データで保存してあるからといって、現物を破棄しないこと。

税法上、保存する義務があるので絶対に捨ててはいけません。

電子帳簿保存法という制度があり電磁的記録も可能はありますが、ハードル高いのでお勧めしません。

まとめ

レシート、領収証の保存方法に法律的な決まりはありませんので、業種業態、事業規模にあった保存方法検討していただければと思います。

【編集後記】

昨夜、サッカーW杯のアジア２次予選「日本代表VSミャンマー代表」をTV観戦しました。内容にはやや不満が残りますが勝ったという結果が大事です。

ぜひカタールW杯に出場して、私自身が観戦に行きたいです。