フリーランスや個人事業主で方で悩まれるのが「この支払い経費でいいの？」問題ですよね。

のちのち税務署から「これは経費になりません！」と指摘されるのは嫌なので、グレーゾーンなら自腹で負担しようなんて思っていませんか？

ここでもう一度「経費」について整理したいと思います。

そもそも経費って何？

「経費」って何？

まず、基本的なルールを押さえておきましょう。

事業に関係した支払いであれば「経費」です。

事業に関係しない支払いは「経費」になりません。

なんだか漠然とした説明で申し訳ありませんが、これから説明したいと思います。

事業に関連した支払いとは？

商品の仕入れの為の支払い、事務所の家賃の支払い、取引先との打ち合わせに際し支払ったコーヒー代、それから事業で使う車やPCなども経費となります（減価償却費という概念はありますが）。

フリーランスや個人事業主が事業に関連した支払いです。

事業に関連しない支払いとは？

子供の養育費、普段の食事代、家族旅行の費用など直接、間接に事業に関係のない支払いは経費にはなりません。

特殊な例として、自宅兼事務所として事業をされているフリーランスや個人事業主の方は１つの支払いで事業に関係した部分、事業に関係しない部分の支払いが混在するケースが見受けられます。

水道光熱費や固定資産税などの支払いです。

ひょっとしたら、仕事で出張した際に１泊分延長して観光をすることがあるでしょう。

このようなケースでは「家事案分」といい、適切に事業に関係した支払いと事業に関係しない支払いを案分する必要があります。

自分を守るために

ここまで簡単に「経費」について説明しました。

では、具体的に経費にするためにはどうしたらいいのでしょうか。

当たり前のことですが、その支払いに関係した資料を保存しましょう。

請求書や領収証です。領収証などがもらえない支払いは「経費精算書」や「出金伝票」を記載して支払いの事実を記録しておきます。

そして、ここからが重要です。

その支払いに事業に関係する費用であることの理由が必要です。

その支払いが事業に関係する費用であることの理由が説明できることが重要です。

例えば

フリーランスの方がスターバックスで「グリーンアップルジェリー フラペチーノ」を注文したとしましょう。

ノートPCを持ってスターバックスで仕事をする上で、どうしても何かを注文しないといけませんよね。事業に関係する支払いなので「経費」です。

ただし、スターバックスで仕事をする理由と仕事をしたという事実が必要です。

１人でコーヒーは経費にならないとい税理士の方もおりますが、私は理由が説明できれば経費ＯＫ派です。

とても曖昧な説明で申し訳ないのですが、こんな感じです。

税務調査はどこをみるのか？

確定申告書では「収入ー経費=利益」となりますので、経費であれば事業に関係した支払いであるか確認をします。

請求書や領収証の保存があっても、事業に関係した支払いでなければ税務署は認めてくれません。

多少曖昧であっても、事業に関係した支払いが説明できるよにしましょう。

説明できないと余計な出費を強いられるかもしれません。

まとめ

経費で処理できるか否かは「証拠資料」と「理由」が大切です。

【編集後記】

今日は「インスタグラム」のアカウント登録をしてみました。