自動登録ルールを使いこなせば楽になる!!

自動登録ルールとは何か?

freeeでは銀行口座のデータやクレジット取引のデータを同期(自動で連携)することができます。

この同期をしたデータを会計freeeに登録するという作業があるのですが、これを自動化していきましょう!というのが「自動登録ルール」です。

「こういう内容の明細は、このような取引を登録する」というルールを作成すると、 同期したら自動で会計freeeに登録してくれるのです。

せっかく取引明細を自動で同期できるのだから、登録も自動できたら便利ですよね。

登録に1件30秒掛るとして、年間500件あったら15000秒、250分、4時間ちょっと。

4時間も削減できるのです。

自動登録ルールを作成する。

自動登録ルールは、「自動で経理」での登録時と、メニューから[設定]→[自動登録ルールの設定]のいずれかから登録できます。

詳しくは「freeeヘルプセンター」で確認してください。

自動登録を効率的にする方法

「自動登録ルール」を効果的に活用するポイントは2つあります。

取引内容」と「条件に一致したとき行う処理」の2つです。

取引内容とは、同期した取引の内容の事を指しますが、この内容と「部分一致」「前方一致」「後方一致」「完全一致」と選択することができます。

この選択肢のなかで「部分一致」を選択すると特定の文言と部分的に一致した場合に自動登録ルールが適用されます。

例えば手数料などは「支払手数料」と表記されたり、単に「手数料」だったり、「○○手数料」と様々文言で取引内容欄に表示されます。

これを1個1個登録するのは大変なので「部分一致」「手数料」と設定することで、手数料関係の取引が全て自動登録ルールの網にかかります。

もう1つは 「条件に一致したとき行う処理」 です。

これは条件に一致した場合、会計freeeの処理を指定するものです。

主に「取引を推測する」「取引を登録する」 「振替を推測する」「振替を登録する」を利用することになると思います。

この「推測」と「登録」。

推測は取引内容を会計freeeが推測し利用者に内容の確認を求めます。

これに対し登録は、利用者の確認を待たず会計freeeに登録します。

A社との取引は外注費、B社との取引は消耗品費と決まっていれば「取引を登録する」に設定することで、自動で登録まで終了します。

部分一致と登録でバックオフィスの効率化

せっかくfreeeを利用しているのに、自動化がされていないと効率化も半減です。

自動経理をされている方は「自動登録ルール」の設定見直しを行って、更なる効率化を目指してみてはどうでしょうか?

効率化によって生まれた時間をどのように使うは自由です。

【編集後記】

松本市にある「SWEET」というパン屋さんの「クリームドーナツ」が美味しいらしいです。

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