アナログな出欠確認

先日、税理士会支部の例会出席管理について考える機会がありました。

出欠確認といえば、学校の先生が「〇〇さん～」「はい」というのが昭和のスタンダードですが、税理士会松本支部では、班長が紙の出席簿に〇を付けて出欠を管理しています。

しかし、年間を通じてみると「皆勤だったはずなのに記念品の対象から漏れていた」というケースが過去にはあったようです。

もちろん誰かが意図的にミスをしているわけではありません。

毎月の例会、総会、研修会などを通じて出席状況を管理し、さらに年間集計まで行うのは大変な作業です。

仮に会員数が200名であれば、年間の出席記録は2,000件を超えます。

紙による管理はシンプルな反面、

・転記ミス
・集計ミス
・記録漏れ

が発生する可能性があります。

特に皆勤賞のような表彰制度がある場合は、「正確な記録」が重要になります。

そこで考えたのが、既存の研修受講カードを活用した出席管理のDXです。

実は全員バーコードを持っている

税理士会員の多くは、研修受講管理用のカードを持っています。

カードには税理士登録番号がバーコードとして印字されています。

つまり、

「会員番号を読み取る仕組み」

は既に存在しているのです。

新しいカードを作る必要もありません。

受付にノートパソコンとバーコードリーダーを設置し、会員自身がカードをかざすだけで出席登録が可能になります。

例えば総会であれば、

受付完了と同時に

・現在の出席者数
・委任状数
・総会成立の可否

をリアルタイムで表示できます。

現状では総会成立要件を手計算しているケースもありますが、バーコード受付を導入すれば自動集計が可能になります。

また、例会についても年間の出席履歴を自動で蓄積できるため、年末の皆勤者判定も正確に行えます。

費用もそれほど高額ではありません。

バーコードリーダーは数千円から購入でき、GoogleスプレッドシートやGoogle Apps Scriptを活用すればシステム費用もほぼかかりません。

DXの目的は効率化だけではない

DXというと「業務を楽にする」というイメージがあります。

もちろんそれも大切です。

しかし今回のケースでは、

「正確な記録を残す」

ことの方が大きな価値だと感じます。

出席記録が電子データとして残れば、

・皆勤者の自動判定
・出席率の集計
・班別の参加状況分析
・総会成立要件の即時確認

などが可能になります。

さらに班長の役割も変わります。

これまでのように全員へ〇を付けるのではなく、「研修後に帰った人だけを報告する」など、負担を大幅に減らすこともできます。

税理士業界でもDXという言葉を耳にする機会が増えました。

まずは大掛かりなシステム導入ではなく、既に手元にあるバーコードカードを活用するところから始めてみる。

そんな小さな一歩が、事務局負担の軽減と会員サービス向上につながるのではないかと思います。

【編集後記】

とは言え、これを提案しても実行するかは別問題なんですけどね