税理士事務所を開業して7年半。
ずっと頭を悩ませてきたテーマがあります。それが「タスク管理」です。

税理士事務所という仕事は、とにかく“やること”が多い。
月次監査、決算、申告、年末調整、償却資産、各種届出。さらに顧問先からの日々の相談やスポット案件も入ってきます。しかも、そのほとんどに期限がある。

ただ、最近になってようやく気づきました。
問題は「忙しいこと」ではなく、「管理の仕組み」が曖昧なことだったのかもしれない、と。

何が難しいのか。
まず、タスクの入り口が複数あります。

会議中に決まること。
Chatworkに流れてくる依頼。
メール。
電話。
雑談の中で発生する仕事。

つまり、「仕事が生まれる場所」がバラバラなのです。

さらに、管理する場所も複数ありました。
Notion。
Chatwork。
ホワイトボード。
付箋。
そして頭の中。

これでは、「確認漏れ」ではなく、「確認する場所の漏れ」が発生してしまう。

加えて、担当者が2人いることも難しさを増幅させます。

「お願いしたつもり」
「聞いた気がする」
「やっていると思っていた」

この状態が一番危ない。

そんな中、最近Notion AIを使って壁打ちをしてみました。
すると、自分の中でかなり整理が進みました。

特に腑に落ちたのが、「タスクは1つのデータベースに集約する」という考え方です。

今までは顧問先ごと、案件ごとにページを分け、その中にToDoを書いていました。しかし、それが逆に“散らばる原因”になっていたのかもしれません。

さらに、

・見る場所を限定する
・タスクを細かい粒度に分ける
・依頼の入口を統一する
・次アクションを明確にする

こうした考え方も非常に参考になりました。

結局、タスク管理というのは「高機能なツールを使うこと」ではなく、「迷わない設計」を作ることなのだと思います。

だからこそ、3月決算が終わるこの6月に、一度本気でシステム化に着手したいと思っています。

税理士事務所は、知識だけでは回らない。
最後は「仕組み」で決まる。

“人の頑張り”には限界がある

昔は、「もっと頑張れば回る」と思っていました。
チェックを増やせばいい。
メモを取ればいい。
意識を高く持てばいい。

でも、それでは限界があります。

人は忘れる。
漏れる。
疲れる。

特に繁忙期は、「能力不足」ではなく、「情報量の限界」が起きる。

だから最近は、「人が頑張らなくても回る状態」を作ることのほうが重要だと感じています。

例えば、

・担当者を必ず決める
・期限を入れないと登録できない
・今日やる仕事だけが見える
・未処理タスクが自然と浮かび上がる

こういった仕組みがあるだけで、精神的な負荷は大きく変わる。

税理士事務所は属人的になりやすい業界です。
だからこそ、「誰かの記憶」に依存しない環境を作る必要があるのだと思います。

システム化は冷たいものではない

「システム化」という言葉を聞くと、どこか無機質で冷たい印象を持つ人もいるかもしれません。

でも実際は逆なのだと思います。

仕組みが整うことで、
確認漏れが減る。
焦りが減る。
コミュニケーションのストレスが減る。

結果として、人に余裕が生まれる。

余裕があるからこそ、顧問先への提案ができる。
雑談ができる。
新しい挑戦もできる。

つまり、システム化というのは「人間らしさを失うこと」ではなく、「人間らしく働くため」に必要なことなのかもしれません。

まだ完成形は見えていません。
これから試行錯誤は続くと思います。

ただ、少なくとも今は、「何となく苦しい」の正体が少し見えてきました。

そして、その原因が見えてきた今こそ、変わるタイミングなのだと思っています。

【編集後記】

AIを使ってなんとかしたいタスク管理のお話でした。