freeeで電子帳簿保存するときに気を付ける事

freee会計を利用すれば比較的安価で簡単に帳簿書類やレシートなどが電子保存を行う事ができます。ただし、freee会計そのものもそうなのですが、それはあくまでも正しく運用する!!ということが前提です。帳簿書類の電子保存も同様で一定のルールの中で正しく運用することが大切です。

ということで、今回はfreeeヘルプセンターの中から電子保存に関しての注意事項を確認していこうと思います。

紙の取引書類のアップロード時の注意点

紙原本廃棄前の確認について
紙原本廃棄前には、ファイルボックスにアップロードした電子データが紙原本と同一であり、紙の折れやブレがなく可視性があることを確認してください。

これ、大事ですね。特に携帯電話で写真を撮ってUPする際には注意が必要です。

【重要書類】は、法令上 受領から約70日以内に、電子データの保存を行う必要があります。
この期間を過ぎてしまった場合には、紙で保存する必要があります。

せっかくfreeeを使っているので、早期に処理してリアルタイム経理を目指したいですね。

紙の原本が2枚ある場合(例:取引先から金額を訂正した請求書が届いた場合など)は、「第二版」ではなく、2枚アップロードし1枚をファイルボックス上で削除します。このとき、削除する理由をメモ欄に記録します。

このケース多くありそうですね、紙の原本が2枚ある際には注意が必要です。

電子取引データのアップロード時の注意点

電子データが原本の取引書類(電子取引データ)は、紙に印刷して保存する必要があります。(当初、2022年1月1日からでしたが、対応が間に合わないなどの理由により2023年末までの猶予期間が設けられました。)そのため、電子データが原本である場合、その電子データのままデータの訂正・削除履歴機能や取引先、日付、金額等で検索できる形で保存する必要があります。

2年間の猶予が設けられましたが、早期に対応していく必要がありますね。

受発注書類の発行機能の注意点

「下書き」状態で書類の「確定」を制御したい場合について
受発注書類が「下書き」状態のままだと、書類が「確定」したタイミングを履歴上から判別できません。「下書き」状態のままPDFダウンロードや印刷によって取引先に書類を送付したい場合(未発行と発行済の区別ができない場合)は、発行書類をファイルボックスで保存(または紙原本を保存)する必要があります。

私のクライアントでもいるのですが、理由があってfreeeで請求書を作成しているのですが、確定を押さず下書きのままの方がいます、この様なケースは改めてファイルボックスで保存する必要があるということですね。

まとめ

改めて注意事項を整理してみると色んな事に気を配る必要がありそうです。すでにクライアント1社と試行錯誤しながら導入を目指していますが、当面、保険のため紙書類の保存をお願いしています。

明日は、自動連携した取引の注意事項を整理してみようと思います。

【編集後記】

結局、あれもやりたい、これもやりたいと思いながら、ほとんど何もできない1月だったような気がします。明日から2月です。本格的な確定申告モード突入です。

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