アナログ事業者の電子取引を考える

「令和６年から請求書、領収書、契約書、見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存する必要があります。」

この制度ですが、当初は令和４年からの予定でしたが事業者側で対応が間に合わないことなどを理由に２年間の猶予が設けられました。とは言え、なかなか悩ましい問題に直面しております。

事業者の中にはメール等で電子データを受領しても一定の要件を満たした形で保存するスキルが無い方も一定数存在すると思うのです。事実、私のクライアントにもいらっしゃいます。

と、いうことで、まだまだドラフト的な感覚で考えてみました。

その前に上述した一定の要件だけ整理しておきたいと思います。

一般的なPCしか使用していない場合

一問一答にある通りなのですが「❶電子データのファイル名に規則性をもって内容を表示する。❷「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。❸ 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける。」という方法があります。

これをクライアントに落とし込むのが大変そう、、、

処理規定や索引簿は国税庁のHPにあるので、それらを運用すればOKだと思うのですが、たぶん実際に運用を始めたら「先生、保存のやり方が分からないから教えて」なんて事が発生しそうです。

参考資料（各種規程等のサンプル）

PCのハード内に保存していた場合には、ハードの破損のリスクもあるし不安だな。。。

スマホだけで取引を完結している場合

「いやいや当社はPC保有していませんよ。スマホだけで全ての取引を完結させています！」という人もいるはずです。

結論から言えばスマホで授受したデータも電子取引に該当して電磁的保存が必要になるということです。んー理屈的にはその通りなんだけど厳しいですね、データを保存して検索できるようの索引簿を作成して。。。あっ、頭痛い。

さすがに弊所のクライアントにスマホだけで完結している人はいないけど、、、。

まとめ

ここ数日、電子取引の運用について考えているんですけど、考えれば考えるほど頭痛くなります。少しづつ運用を考えてITスキルのあるクライアントから対応していこうと思います。

んー気が重いな。。。

【編集後記】

あっという間に７月が終わる。