毎年、12月が近づくと企業の給与担当者の悲痛な叫び声聞こえてきます。

今年も年末調整の季節が来た！とね。

従業員の数が多くなればなるほど、もうそれはカオスな世界。

年末調整でどれだけ残業したことか？

年末調整関係資料の保存がどれだけの量になるのか？

なぜ、従業員は間違えて書いてくるのか？

そんな悩みを年末調整手続きの電子化で解決しましょう。

今年の年末に苦しむ前に準備できたらと思い紹介します。

年末調整の電子化って何？

令和２年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先へ電子データにより提供できるようになりました。

電子化されたら手続きはどうなるの？

従業員は次の手順で手続きを進めることになります。

1. 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領します。
2. 従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（※）に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、１で受領した電子データをインポート（自動入力、控除額の自動計算）して年末調整申告書の電子データを作成３します
3. 従業員が、の年末調整申告書データ及び１の控除証明書等データを勤務先に提供します。
4. 勤務先が、３で提供された電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算します。

電子化のメリットは？

従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。

控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減されます。

従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務が減少します。

書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。

電子化に向けて準備はどうするの？（企業側）

まずは、給与システム等の改修が必要です。

ソフトのベンダーに確認してみるのが1番です。

従業員に対する周知徹底が必要です。

そして税務署への届出が必要です。

従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、勤務先があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

電子化に向けて準備はどうするの？（従業員側）

①保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書データを作成するためのソフトウェアの取得が必要です。

②保険会社等のホームページ等から、控除証明書データを取得します。（具体的な取得方法は保険会社等により異なります。）。

※ マイナポータル連携を利用する場合は、年末調整申告書データの作成中に、民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データをマイナポータルを通じて一括取得するため、②の手続は不要となります。

まとめ

税務署もやっとここまで来たか？という感じです。

しかし、クラウドを利用した労務管理は更に1歩も２歩も先を行っています。

私のお勧めはSmartHRです。

少しでもバックオフィスの事務を効率化するため、今から準備してみませんか？

【編集後記】

今日は大町市にMINIのタイヤ交換に行ってきます。

もう雪は降らないかな。

天気が良いので北アルプスを眺めながらのんびりとドライブしてきます。