電子取引 従業員が立て替えた場合どうなる?

電子取引とは?

電子取引」とは取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます、、、って条文に書いてあるのでその通りなのですが、電帳法が改正され令和6年から電子取引については、その取引情報を電磁的取引により保存しなければならない!!という制度です。 では実際に電磁的取引とは日々の取引の中でどのようなものが該当するのかが良く分からないです。

国税庁が公表している一問一答では次のようなものが例示されています。

国税庁HP 一問一答より

従業員が立て替えた場合はどうなる?

ここで問題になるのが、従業員が会社の経費を立て替えた場合どうなるのか?ということです。最近はクレジットカードでの支払いやバーコード決済などの支払いが増え、従来の現金での支払いが減少しています。とは言え、立て替えた従業員が何らかの支払いの事実を証する資料を添付した上で精算をしています。交通費の精算とか該当しそう。

ところが、この従業員が立て替えて経費について、その支払先からの領収証等を電子データで受領した場合どうなるかの?という問題が発生します。

結論から言えば、従業員の立て替え経費もそれが電子取引であるならば電磁的保存が必要になるということです。考え方は「従業員が支払先から電子データにより領収書を受領する行為についても、その行為が会社の行為として行われる場合には、会社としての電子取引に該当します。」というのが国税庁の見解です。

さらに、「この電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、従業員から集約し、会社として取りまとめて保存し、管理することが望ましいですが、一定の間、従業員のパソコンやスマートフォン等に保存しておきつつ、会社としても日付、金額、取引先の検索条件に紐づく形でその保存状況を管理しておくことも認められます。」 と続いています。

従業員が立て替えが経費が電子取引に該当する場合は、その電子取引の情報を会社が集約して保存するということです。。。ハードル高っ。

運用を考えてみた。

【ケース1】従業員が店頭でクレジットカート利用して会社の経費を立て替えた場合。

この場合は、必ずクレジットカードの利用明細が発行されるので、この書面を正本として取り扱うことで電子取引の電磁的取引を回避する。これは電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合、書面を正本と取り扱うことを自社内で取り決めれば当該書面の保存で足りるという一問一答があるので、これを運用する。

【ケース2】従業員がネットでクレジットカードを利用して会社の経費を立て替えた場合

この場合は、領収証等の証票類が書面で発行されることがないので【ケース1】のような対応はできません。電子メールで送付されるか、当該サイトなので領収証をダウンロードして保存するなどの方法になります。

さて、ここからが問題です、これら従業員が立て替えた経費の領収証等を会社が取りまとめて保存しなさいとのことなのですが、このとりまとめ方法どうするの?

証票類の改ざんを防ぐという電帳法の趣旨からすると、従業員から会社へ電子メール等でデータを送信してもらい、それを会社側が保存するという方法が正しいとは思うのですが。。。現状経費精算の際に紙ベースで行っているものをさらにメールで送信するのは一手間増えるよね。

freee会計上、電子帳簿保存法を採用した場合、従業員の立て替えた経費に係る証票類もスキャナ保存するか、電子データをそのまま保存するかになるんだけど、現実問題として、当該取引がスキャナ保存なのか、電子取引により保存なのかわからないような気がする。

でも、そうではない場合はかなり問題あるな。結構、従業員の立て替えあるからな。。。ってかホントどうしよう、悩む。

まとめ

結局【ケース2】の従業員からの集約方法について良く分からないので国税局の電話相談センターに問い合わせてみたけど分からず、税務署の審理担当の方にも問い合わせてみたけど明確な回答を得られず、、、まあ、そうだよなと、、、思いつつ、これからクライアントに対してどう落とし込むかを考えなければと、、、頭が痛い。

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