税理士事務所のペーパレス化について

税理士事務所の中は書類がいっぱい!というイメージがあります。

税務調査でも大きな風呂敷に決算資料を抱えてくる税理士がいたなかで、国税局で調査事務をしていた頃、税理士がiPadで総勘定元帳を確認していた時は驚きでした。

ペーパーレスだ!

税理士事務所では総勘定元帳の入力内容の確認や申告書の確認など以前ならどうしても紙媒体に出力してチェックして、修正したら再度紙媒体に出力してチェックの繰り返しでした。

しかし、これだけITが発達した時代に紙媒体を使うのは・・・。

もう時代はペーパレス化!!です。

コピー機・FAXを置かない

コピー機・FAXは基本的に紙媒体を前提としています。

したがって、コピー機・FAXを置かないことでペーパーレス化が図れます。

当事務所にはコピー機とFAXはありません。

開業して1年と少し、特段困った!ということはありません。

無ければ無いで作業を工夫するだけです。

唯一、税理士会への諸々の回答がFAXで求められるので、こればっかりは近所のコンビニのFAXを利用しています。

非効率的ですが、健康のための散歩だと思っています。

スキャナの活用

スキャナの活用はペーパーレス化に最適です。

当事務所は富士通の「ScanSnap ix1500」を設置しています。

freeeとの相性が良いというのが1番です。

が、性能もかなり良いです。

税理士会の会議資料やクライアントからの資料などは概ねスキャナで読み込みクラウド上で保存しています。

クラウド上で保存することで、場所を選ばず確認できるメリットがあります。

また、会議資料もデータ化したり、情報誌の気になる記事もデータ保存です。

プリンターの使用も極力避ける

プリンターの使用を極力避けています。

申告書や総勘定元帳のチェックは画面上で行っています。

最近ですが・・・。

PDFで保存した帳簿に手書き機能を使ってチェックを入れていきます。

チェックを入れ終わったらそのまま保存すれば・・・印刷することもなく、紙で保存することも必要なくなります。

書籍だけは紙媒体

ペーパレス化を目指しているのですが、書籍だけは紙媒体を選択しています。

電子書籍で購入すれば場所も時間もスペースも考えなくていいのに、なぜか電子書籍には挑戦できません。

作業スペースにちょっと難しそうな本が置いてあるとステータスに憧れているのかも

まとめ

超アナログな公務員からペーパレス化の挑戦。

まだまだ、学ぶ事はたくさんあります。

今はtosterteamに挑戦中です。

【編集後記】

理由は書きませんが、とてもめでたい事がありました。

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